एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल कैसे लिखें?

वास्तव में, 89% लीड उत्पन्न करने के लिए अपने मुख्य मार्केटिंग चैनल के रूप में ईमेल का उपयोग करते हैं।

यदि सही ढंग से उपयोग किया जाए, तो जेंटल रिमाइंडर ईमेल किसी भी बात को प्रभावी ढंग से इस्तेमाल करने का एक विनम्र, प्रेरक और  professional तरीका हो सकता है।

एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल लिखना कभी-कभी काफी कठिन हो सकता है। हालाँकि, ऐसा हमेशा नहीं होता है। हमारे सुझावों का पालन करके, आप मिनटों में एक उत्तम जेंटल रिमाइंडर भेजने में सक्षम होंगे।

इस लेख में, हम बताएंगे कि जेंटल रिमाइंडर ईमेल क्या हैं, उन्हें उनके Format  के साथ भेजने का सही समय क्या है? हम विभिन्न स्थितियों में जेंटल रिमाइंडर ईमेल कैसे भेजें, टेम्पलेट्स और कुछ गलतियों की भी जांच करेंगे जिनसे आपको बचना चाहिए।

जेंटल रिमाइंडर ईमेल क्या है?

एक gentle reminder ईमेल एक विनम्र और मैत्रीपूर्ण संदेश है जो किसी को किसी विशेष कार्य, demand या समय सीमा के बारे में याद दिलाने के लिए भेजा जाता है।

एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल का उद्देश्य प्राप्तकर्ता (recipient) को बिना ज्यादा दबाव डाले या मांग किए बिना उकसाना है। इसका उपयोग आमतौर पर professional सेटिंग्स के लिए किया जाता है कि महत्वपूर्ण मामलों को अनदेखा या भुलाया न जाए।

एक जेंटल रिमाइंडर ईमेल में, सम्मानजनक रखना महत्वपूर्ण है। आपको प्राप्तकर्ता  (recipient) को कार्य की याद दिलाते हुए उसके समय और ध्यान के लिए सराहना व्यक्त करनी चाहिए।

आपको प्राप्तकर्ता  (recipient) के व्यस्त schedule  को समझते हुए मामले के महत्व पर जोर देने के लिए पर्याप्त  होना चाहिए।

देखें – विभिन्न प्रकार के ईमेल टेम्पलेट्स

Step 1 – एक बेहतरीन विषय पंक्ति का चयन करना

आपके जेंटल रिमाइंडर  ईमेल के लिए subject line आकर्षक होनी चाहिए। याद रखें कि यह पहली चीज़ है जिसे आपका प्राप्तकर्ता  (recipient) देखेगा। आपको इसे निश्चित रूप से गिनना होगा!

आप विभिन्न प्रकार के शक्तिशाली phrases में से किसी का भी उपयोग कर सकते हैं जो उनका ध्यान आकर्षित करेगा। उदाहरण के लिए, “kaam avashyak” या “प्रतिक्रिया आवश्यक” आदि जैसे वाक्यांश।

सुनिश्चित करें कि आप अपने संपर्क को यह समझने के लिए पर्याप्त relevant  जानकारी शामिल करें कि आप उन्हें किस बारे में याद दिला रहे हैं। अपनी विषय पंक्तियों को संक्षिप्त और सटीक रखने का प्रयास करें।

Step 2 – प्राप्तकर्ता का अभिवादन करें

Vishay Pankhti ( Subject Line)  के समान, एकजेंटल रिमाइंडर ईमेल भेजते समय अभिवादन (greetings)  एक आवश्यकता है। यह आपके संदेश को professional और साथ ही मित्रतापूर्ण बनाने में मदद करता है।

यदि आप उस व्यक्ति को नहीं जानते हैं या चीजों को Formal रखना चाहते हैं तो आप मानक “श्रीमान” या “श्रीमती”  ” का उपयोग कर सकते हैं। 

यदि आप अधिक अनौपचारिक लहजा स्थापित करना चाहते हैं, तो मित्रतापूर्ण “हाय” या “हैलो” चुनें। 

Step 3 –  मुख्य भाग लिखना

एक बार जब आप एक उचित अभिवादन  (greetings)  तैयार कर लेते हैं, तो यह आपके जेंटल रिमाइंडर  के मुख्य कारण पर पहुंचने का समय है। आप अपने जेंटल रिमाइंडर  संदेश के मुख्य भाग को आसानी से दो अलग-अलग भागों में divide कर सकते हैं:

जेंटल रिमाइंडर ईमेल  को ठीक से समझाने के लिए

अभिवादन के बाद, सुनिश्चित करें कि आप short लेकिन polite  हों। आप उन्हें जिस भी घटना/मुद्दे के बारे में याद दिला रहे हैं, उसे 2-3 छोटे और समझने में आसान वाक्यों में समझाया जाना चाहिए।

एक कॉल-टू-एक्शन (सीटीए)

एक बार जब आप अपने ईमेल का मुख्य कारण स्पष्ट रूप से बता देते हैं, तो आप एक सीटीए जोड़ते हैं। CTA बटन या लिंक आपके संपर्क के लिए जल्दी से प्रतिक्रिया देना आसान बनाता है।

याद रखें कि अपनी बात मनवाने के लिए कार्रवाई के लिए एक कॉल ही काफी है। आपको अपने ग्राहक का पूरा ध्यान चाहिए ताकि वे उपरोक्त कार्रवाई के साथ आगे बढ़ सकें।

Step 4 – चीज़ों को लपेटें और अंतिम रूप दें

अपने जेंटल रिमाइंडर  ईमेल को अपने प्राप्तकर्ता  (recipient) को संदेह का लाभ देकर समाप्त करना हमेशा याद रखें।

एक अच्छा समापन वाक्य होगा “मैं आपके ईमेल की प्रतीक्षा कर रहा हूँ।” या “इस मामले को प्राथमिकता (Priority) देने के लिए धन्यवाद।”

इसके अलावा, संबंधित सामग्री की पेशकश आपके user आधार को यह दिखाने का एक अच्छा तरीका हो सकता है कि आप परवाह करते हैं।

उदाहरण के लिए, किसी ऑफ़र के शीघ्र समाप्त होने पर एक मैत्रीपूर्ण जेंटल रिमाइंडर संदेश भेजना। यह कुछ प्रमुख उत्पादों (major products) को प्रदर्शित करके आपको अधिक बिक्री में मदद कर सकता है।

अंत में, आखिरी चीज़ जो आपको करनी चाहिए वह है ईमेल पर हस्ताक्षर (signature) करना। अपने अभिवादन की तरह, संपर्क के साथ अपने संबंध पर विचार करें और आप कैसे संपर्क में आना चाहते हैं।

कुछ उपयुक्त संकेतों में “सादर प्रणाम,” “ईमानदारी से,” “फिर से धन्यवाद,” “सर्वश्रेष्ठ सादर,” आदि शामिल हैं।

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6 जेंटल रिमाइंडर  ईमेल टेम्पलेट जो आपको जानना चाहिए

यहां कुछ जेंटल रिमाइंडर  ईमेल टेम्पलेट दिए गए हैं जिनका उपयोग विभिन्न स्थितियों के लिए किया जा सकता है:

         1. सामग्री संवर्धन जेंटल रिमाइंडर ईमेल टेम्पलेट

ईमेल आउटरीच सामग्री को बढ़ावा देने का एक बहुत लोकप्रिय तरीका है। जब आपने अभी-अभी एक नई पोस्ट प्रकाशित की है और उसे बढ़ावा देना चाहते हैं तो यह एक उत्तम जेंटल रिमाइंडर ईमेल है।

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